Lavoro

Come si Organizza uno Stand in Fiera

Nel Business Plan e nel Marketing Plan devono essere identificate le necessità di partecipazione ad una o più Fiere (o Mostre-Convegno) per raggiungere ben determinati obiettivi. Una Fiera è di per sé una delle attività di comunicazione e marketing operativo più costose, bisogna dunque avere sempre ben chiaro i motivi per cui si partecipa e stabilire a tavolino nel dettaglio come sviluppare il progetto per raggiungerli. La scelta delle manifestazioni Stabiliti gli obiettivi e dunque mercato e target di riferimento, è necessario studiare con precisione l’offerta disponibile di eventi congruenti e considerare la loro collocazione temporale rispetto al proprio mercato. Naturalmente questo discorso si limita ad una valutazione anno per anno del piano marketing, è ovvio che affrontare una fiera a fine anno può essere di grande aiuto per iniziare bene l’anno successivo con una pipeline di opportunità commerciali ricca e interessante. Come partecipare ad una fiera

Ottenere le informazioni utili dall’Ente Organizzatore delle Fiere di interesse: moduli di iscrizione con tutti i costi in evidenza, sito internet, risultati edizioni precedenti, elenco espositori del passato e quello dell’edizione in corso. Identificare se sono richiesti speciali vincoli come divieto alla vendita in loco dei prodotti, vincoli strutturali in caso di prodotti con dimensioni elevate.
Elencare i prodotti o servizi che si intendono presentare o promuovere in fiera
Calcolare la superficie necessaria per lo stand e il numero di persone necessario per presidiare lo stand e accogliere i visitatori. (personale di marketing, vendite, tecnico, management)
Stimare i costi preparando una bozza di budget per l’evento e compararlo con l’ammontare allocato nel piano di marketing annuale.
Le voci da non dimenticare nel budget sono: costo spazio espositivo, servizi obbligatori, assicurazione materiali, linea telefonica/modem, allestimento e grafica, hostess, parcheggio auto per tutti i collaboratori, pernottamenti e trasferte, trasporti materiale per e dalla Fiera, catering ove previsto dall’allestimento, costo personalizzazione e spedizione inviti cartacei o digitali, piano di comunicazione grafica per e-mailing, pagine sito web, form di registrazione on line, gadget, materiale informativo brochure e demo di prodotto.

LA FASE ESECUTIVA – dai 4 ai 2 mesi prima
Selezionare la squadra che formerà lo staff
Stabilire una riunione per definire puntualmente gli obiettivi della partecipazione alla fiera e definire lo spazio necessario per conseguire gli obiettivi stabilitiCome organizzare lo stand in una fiera
Stabilire se è necessario organizzare un evento speciale all’interno della manifestazione
Pianificare dimostrazioni, presentazioni, giochi, premi, etc a supporto (attenzione che per le estrazioni è necessario chiedere l’autorizzazione ministeriale e avere in sede di estrazione la presenza di un notaio). Inoltre, ricordate che per l’utilizzo della musica è necessario pagare i diritti SIAE.
Definire il piano pubblicitario e di comunicazione a supporto della partecipazione
Selezionare i fornitori: allestitore, studio di grafica, ecc
Stabilire il programma di follow-up post evento in modo da far fruttare al meglio i contatti ottenuti durante l’evento (pubbliche relazioni e cross selling con i già clienti, visite commerciali con i prospect)
Confermare all’ente organizzatore lo spazio necessario e segnalare eventuali interessi a vicinanze o lontananze da altre società espositrici presenti.
Fare il briefing (passare le consegne) all’allestitore e a chi farà la grafica sia dello stand che delle comunicazioni e pubblicità a supporto. E’ necessario condividere le informazioni raccolte sulla tipologia di partecipanti, caratteristica del mercato, presenza o meno dei concorrenti diretti e obiettivi aziendali da raggiungere con la partecipazione. Verificarne puntualmente l’avanzamento lavori.
Organizzare trasporti e pernottamenti per il personale e gli eventuali ospiti

LA FASE ESECUTIVA – il mese precedente
Preparare il programma di formazione per lo staff in fiera. Stabilire chi fa che cosa e quando allo stand
Raccogliere e creare il materiale di comunicazione da distribuire in fiera (brochure, scheda registrazione contatti, offerte e promozioni)
Impacchettare e spedire il materiale visivo

IN FIERA
Verificare l’allestimento dello stand, che tutto funzioni e che tutti gli accessori necessari siano a portata di mano
Distribuire in sala stampa il proprio materiale
Ultima verifica delle (eventuali) dimostrazioni e/o eventi speciali previsti
Quotidianamente verificare l’avanzamento verso gli obiettivi stabiliti ed eventualmente produrre i cambiamenti necessari
Ritagliarsi il tempo per osservare ciò che i concorrenti stanno facendo

DOPO FIERA
Organizzare il prima possibile una riunione di valutazione prima che la memoria faccia brutti scherzi
Raccogliere e analizzare le informazioni sui contatti avuti
Avviare le attività di follow up sui contatti
Verificare la possibilità di depositare lo stand per un successivo riutilizzo
Monitorare il programma di follow-up
Stilare le raccomandazioni per migliorare alla prossima partecipazione

CONCLUSIONI
Investire in una fiera oggi è davvero molto oneroso, forse la parte di budget marketing più ampia dopo la pubblicità (tradizionale) è dunque indispensabile fare in modo che davvero tutto funzioni in modo impeccabile. Se non è possibile seguire tutti questi passi, ma è necessario esporre…allora meglio affidarsi ad una agenzia esterna come 2bsmart che da anni segue tantissime aziende nell’organizzazione di eventi e fiere