In via preliminare, appare opportuno definire l’istituto di cui approntiamo queste brevi note. A questo fine, appare quanto mai utile rifarci a una definizione “autentica” offerta dal Ministero degli Affari Esteri:
“l’autocertificazione è una dichiarazione che l’interessato redige e sottoscrive nel proprio interessi su stai, fatti e qualità personali e che utilizza nei rapporti con la P.A. e con i gestori di pubblici servizi””
Le norme sull’autocertificazione si applicano ai cittadini italiani e dell’Unione europea, nonché ai cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia limitatamente ai dati verificabili o certificabili in Italia da soggetti pubblici.
Ai fini della ricerca di un fondamento dell’istituto in argomento, appare utile rifarci innanzitutto al contenuto della circolare n.95/U. C. O. P. del Segretariato Generale del Ministero delle Finanze del 4 aprile 1997. Tale documento dopo aver definito l’autocertificazione come diritto che l’ordinamento giuridico riconosce al cittadino di comprovare determinati fatti, stati o qualità personali attraverso dichiarazioni rese alla Pubblica Amministrazione in luogo delle normali certificazioni, consente, una notevole semplificazione dei rapporti tra la P.A. e i soggetti con i quali essa viene a contatto.
Si tratta, in sostanza di istituire un rapporto fondato sulla fiducia e quindi, di eliminare lo scarso “credito” finora accordato al cittadino alle dichiarazioni rese in materia di “autocertificazione”.
La più ampia applicazione delle norme in argomento determina, oltre alla semplificazione procedimentale anche altri vantaggi che possono ricondursi, sostanzialmente, a una riduzione dei costi (diretti e indiretti) sostenuti dai contribuenti in conseguenza della minore produzione di atti e certificati;
un risparmio della stessa Amministrazione per quanto
attiene al più efficiente utilizzo di personale; una maggiore rapidità nell’espletamento delle funzioni svolte.
Le “dichiarazioni” possono essere presentate anche contestualmente all’istanza o alla domanda prodotta dall’interessato allo scopo di ottenere l’emissione di un determinato atto o provvedimento dell’Amministrazione. In tal caso, le dichiarazioni possono essere allegate all’istanza compilando, preferibilmente, i modelli già predisposti o modificando questo fac simile di autocertificazione.
Le dichiarazioni devono essere sottoscritte dall’interessato alla presenza del dipendente dell’Amministrazione addetto definito come il “responsabile del procedimento”. Tale soggetto individuato a norma dell’art. 5 della legge n. 241/1990, è in ogni caso competente a ricevere la dichiarazione o la documentazione ed a provvedere alla relativa autenticazione. Nello specifico e per rendere più chiara la figura di tale responsabile, la legge 241/1990 riferisce che tale soggetto:
a)-valuta, ai fini istruttori, le condizioni di ammissibilità, i requisiti di legittimazione ed i presupposti che siano rilevanti per l’emanazione del provvedimento;
b)-accerta di ufficio i fatti, disponendo il compimento degli atti all’uopo necessari, e, adotta ogni misura per l’adeguato e sollecito svolgimento dell’istruttoria. In particolare, può chiedere il rilascio di dichiarazioni e la rettifica di dichiarazioni o istanze erronee o incomplete e può esperire accertamenti tecnici ed ispezioni ed ordinare esibizioni di documenti
c)- omissis
d)- omissis
e)- adotta ove ne abbia la competenza, il provvedimento finale, in altre parole trasmette gli atti all’organo competente per l’adozione.
Con l’autenticazione il funzionario competente a ricevere la documentazione conferisce pubblica fede alla sottoscrizione della dichiarazione.
Anche gli stranieri extracomunitari possono utilizzare l’autocertificazione, mentre per quel che concerne i cittadini comunitari, si applicano le stesse modalità previste per i cittadini italiani ove esistano disposizioni, anche regolamentari, di maggior favore per quest’ultima categoria di cittadini.
Dal 1°gennaio 2012, con la legge 12 novembre 2011, n.183, che ha modificato il D.P.R. n.445/2000 in materia di documentazione amministrativa, sono entrate in vigore le nuove norme sull’autocertificazione. In particolare, l’art.15 della legge n.183/2011 ha premesso due commi all’art.40 del D.P.R. n.445/2000, nei quali si dispone che
“Le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati. Nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47”.
E sulle certificazioni da produrre ai soggetti privati è apposta, a pena di nullità, la dicitura:
“Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”.
Di conseguenza i cittadini non dovranno più farsi rilasciare certificati di stato di famiglia, residenza, stato civile o altro, se tali certificati sono stati richiesti da uffici pubblici, quali ad esempio Prefetture, Questure, lnps, Motorizzazione, Tribunali, Università, ecc. o da gestori di servizi pubblici (Poste, aziende di trasporto, ecc.).
Le nuove norme stabiliscono, infatti, che la Pubblica Amministrazione verifichi da sola tutti i documenti dei quali è già in possesso. Saranno gli stessi uffici pubblici che dovranno attivarsi tramite i loro canali interni per richiedere ad altri uffici pubblici le attestazioni necessarie relative alle richieste dei cittadini, i quali potranno, quindi, autocertificare gli stati e i fatti richiesti, allegando a una dichiarazione sostitutiva la fotocopia di un valido documento d’identità.